Sekcja i I Wydział zajmują się przenoszeniem treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskiego rejestru. Transkrypcja polega na wiernym przepisaniu danych zawartych w zagranicznym dokumencie, z uwzględnieniem tylko tych elementów, które przewiduje polskie prawo. Procedura dotyczy akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wydania odpisu zupełnego po dokonaniu transkrypcji. Transkrypcji można dokonać niezależnie od obywatelstwa osoby, której akt dotyczy, oraz od daty zdarzenia.
Co można załatwić?
Wydział przyjmuje wnioski o transkrypcję zagranicznych aktów stanu cywilnego i po pozytywnym rozpatrzeniu wpisuje treść aktu do polskiego rejestru. Po zakończeniu procedury urząd wydaje odpis zupełny aktu po transkrypcji lub decyzję o odmowie. Transkrypcji nie wykonuje się w sytuacji wątpliwości co do autentyczności dokumentu.
Jakie dokumenty trzeba złożyć?
Wniosek o transkrypcję należy złożyć razem z dokumentami potwierdzającymi zdarzenie i tożsamość — wymagane są oryginał zagranicznego aktu oraz dokument tożsamości wnioskodawcy. Jeśli dokument wystawiono w języku obcym, konieczne jest tłumaczenie na język polski wykonane przez tłumacza przysięgłego lub przez polskiego konsula. Pełnomocnictwo do załatwienia sprawy musi być złożone, gdy sprawę prowadzi pełnomocnik; kopia pełnomocnictwa musi być poświadczona przez jednego z uprawnionych podmiotów.
- wniosek o transkrypcję aktu,
- oryginalny zagraniczny akt stanu cywilnego,
- tłumaczenie przysięgłe lub tłumaczenie konsularne,
- dowód zapłaty opłaty skarbowej oraz dokument tożsamości wnioskodawcy,
- pełnomocnictwo, jeżeli sprawę prowadzi pełnomocnik.
Ile to kosztuje i jak zapłacić?
Za wydanie odpisu zupełnego po transkrypcji pobierana jest opłata skarbowa 50 zł. Możliwe są również dodatkowe opłaty: 17 zł za złożenie dokumentu potwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa oraz 5 zł za poświadczenie kopii dokumentu przez pracownika urzędu, liczone za każdą rozpoczętą stronę. Zwolnienie z opłaty za złożenie pełnomocnictwa przysługuje w przypadku pełnomocnictwa udzielonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.
Opłatę za transkrypcję można uregulować w kasie urzędu, bezgotówkowo na miejscu jeśli dostępny jest terminal, albo przelewem na rachunek urzędu. W tytule przelewu należy wpisać, za co jest opłata oraz wskazać imię i nazwisko osoby, której dokument dotyczy.
Czy trzeba umawiać wizytę i ile się czeka?
Na złożenie wniosku można skorzystać z systemu rezerwacji wizyt. Jednocześnie Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich wskazało, że sprawy transkrypcji w stolicy są obecnie realizowane wyłącznie w I Wydziale Rejestracji, co powoduje wydłużony czas oczekiwania. Zgłaszanie do przyjęcia wniosku może trwać około miesiąca, a kompletne rozpatrzenie wraz z materialno‑technicznym przeniesieniem aktu — nawet do 5 miesięcy.
Autentyczność dokumentu i tryb odwoławczy?
Urząd nie dokona transkrypcji dokumentu budzącego wątpliwości co do autentyczności. Autentyczność można potwierdzić przez legalizację dokumentu dokonanej przez polskiego konsula lub przez opatrzenie go klauzulą apostille, jeśli dane państwo stosuje Konwencję Haską. Jeżeli kierownik USC odmówi transkrypcji, wydaje decyzję administracyjną; od niej przysługuje odwołanie do wojewody mazowieckiego w terminie 14 dni.
Braki danych w akcie i ograniczenia dowodowe
Zagraniczny dokument, który nie zawiera wszystkich danych wymaganych przez polskie prawo, ma zmniejszoną moc dowodową. Taki akt można uzupełnić lub sprostować na wniosek osoby, której dotyczy, jej przedstawiciela ustawowego albo z urzędu. Nie można transkrybować tego samego dokumentu dwukrotnie.
