Rozporządzenie z 17 kwietnia 2025 oraz powiązane zarządzenie Prezesa Rady Ministrów dotyczą organizacji czasu pracy w urzędach służby cywilnej w Polsce. Przepisy obowiązują już teraz i wymagają, by w urzędach obsługujących interesantów przynajmniej jednego dnia tygodnia zapewniono przyjęcia w godzinach 8:00–18:00. Regulacja dotyczy przede wszystkim instytucji administracji rządowej, a nie automatycznie urzędów samorządowych, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, NFZ czy sądów.
Kogo obejmują nowe przepisy?
Przepisy odnoszą się do korpusu służby cywilnej, czyli jednostek takich jak Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, ministerstwa, urzędy centralne i urzędy wojewódzkie. W zakres włączono także administrację skarbową, wiele inspektoratów oraz urzędy obsługujące służby wojewódzkie i powiatowe, inspekcje i straże. Regulacje objęły ponadto wybrane inne państwowe podmioty, na przykład Prokuratorię Generalną RP, regionalne izby obrachunkowe oraz Instytut Pamięci Narodowej.
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów podała, że pod koniec 2025 roku korpus służby cywilnej działał w 1743 urzędach i zatrudniał ponad 123 tys. osób. W badaniu 1698 urzędów (97% ankietowanych) zadeklarowało obsługę interesantów; 92% z nich wykonywało zadania związane z przyjmowaniem klientów, a 75% wprowadziło wydłużone godziny obsługi. W większości przypadków — w 76% — wydłużonym dniem był poniedziałek.
Jak działa to w praktyce?
Przepisy określają dopuszczalne ramy czasu pracy: dzień urzędowy ma trwać 8 godzin, a godzina rozpoczęcia pracy może przypadać nie wcześniej niż o 7:00 i nie później niż o 10:00. W praktyce oznacza to konieczność ułożenia grafików tak, by przynajmniej jednego dnia tygodnia prowadzona była obsługa interesantów między 8:00 a 18:00. Nie wymaga to od każdego urzędnika pracy przez 10 godzin; możliwe są różne systemy zmianowe i zróżnicowane harmonogramy w obrębie jednej instytucji.
Przykłady z praktyki pokazują rozmaitość rozwiązań. Krajowa Administracja Skarbowa w Warszawie wprowadziła obsługę interesantów w poniedziałki w godzinach 8:00–18:00, a od wtorku do piątku 8:00–15:00. W Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim godziny zależą od wydziału; punkty paszportowe wojewody zwykle przyjmują w poniedziałki od 10:00 do 17:30. Urzędy miejskie, na przykład niektóre delegatury Biura Administracji i Spraw Obywatelskich w Warszawie, ustaliły własne harmonogramy — wiele delegatur przyjmuje interesantów w poniedziałki do 18:00, ale ta praktyka wynika z decyzji samorządu, nie z rozporządzenia o służbie cywilnej.
Co to oznacza dla osób załatwiających sprawy?
Formalna godzina pracy konkretnego wydziału może nie gwarantować przyjęcia wszystkich zgłaszających się na ostatnią chwilę. W punktach paszportowych i innych obsługujących klientów działają systemy kolejkowe, a liczba wydawanych numerków bywa ograniczona. Istotne jest też, że wniosek paszportowy można złożyć w dowolnym punkcie paszportowym w Polsce, niezależnie od miejsca zameldowania; dokument należy odebrać w punkcie, w którym złożono wniosek.
Badania KPRM wskazują, że choć wiele urzędów ma wydłużone godziny, obsługa w tych godzinach nie zawsze generuje tłumy — średnio urząd w wydłużonych godzinach obsługiwał około 51 osób miesięcznie w badanym okresie. Reforma ma więc umożliwić dostęp po pracy, nie zaś przesunąć pracę wszystkich jednostek na późniejsze godziny każdego dnia.
Rozporządzenie i powiązane zarządzenia zaczęły obowiązywać w kwietniu 2025 roku.
